EI OLLUT tarkoituksenmukaista. Virheitä on sattunut. Tietysti otamme vastuun.

Minna Kalliokoski-Oinaan ilme on vakava, ääni tasainen.

Kalliokoski-Oinas on Jyväskylän yliopiston ylioppilaskunnan toiminnanjohtaja, joka vastaa JYYn toiminnasta ja hallinnosta.

Hän sanoo olevansa pahoillaan.

Ylioppilaskunnan avoimessa verkossa on ollut esillä tiedostoja, jotka sisältävät yksityishenkilöiden viestejä, henkilötietoja sekä luottamukselliseksi merkittyjä tiedostoja.

 

JYVÄSKYLÄN yliopiston ylioppilaskunta on opiskelijoiden etu- ja palvelujärjestö. Jäseniä ovat kaikki yliopiston perustutkinto-opiskelijat.

Ylintä päätäntävaltaa käyttää kahden vuoden välein vaaleilla valittava 41-henkinen edustajisto. Se päättää JYYn säännöistä, taloudesta, lainoista, rakentamisesta.

Edustajisto myös valitsee ylioppilaskunnan hallituksen, toiminnanjohtajan, toimitusjohtajan ja Jyväskylän ylioppilaslehden päätoimittajan. Kokouksia on noin kerran kuukaudessa ja ne ovat avoimia.

Ylioppilaskunnat, kuten JYY, ovat julkisoikeudellisia yhteisöjä, joiden toiminta perustuu yliopistolakiin. Julkisuuslain mukaisesti ylioppilaskunnan tehtäviin liittyvät asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia.

Lisäksi ylioppilaskunnilla on tiedotusvelvollisuus. Ne julkaisevat toimielintensä, kuten edustajiston, esityslistoja ja pöytäkirjoja.

JYY on julkaissut edustajiston esityslistoja ja pöytäkirjoja avoimessa verkossa vuodesta 2010.

Lisäksi verkossa on julkaistu esityslistojen liitteitä.

Liitekansiot sisältävät esimerkiksi edustajistoryhmien tai jäsenten aloitteita, ylioppilaskunnan toimintasuunnitelmia, vuosikertomuksia, talousraportteja, sääntömuutoksia ja muita toimintaan liittyviä tiedostoja.

Mutta niissä oli muutakin.

 

LOKAKUUSSA 2014 järjestetyssä kokouksessa edustajistolta pyydettiin eroja. Asukasneuvostosta, edustajistosta, varaedustajan paikalta, yleisestä valintatoimikunnasta.

Kokouksen liitekansioon oli ladattu viiden henkilön lähettämät sähköpostiviestit sellaisenaan. Moni alkoi tervehdyksellä: Hei.

Viesteistä ilmeni viestin lähetysaika, lähettäjän nimi ja sähköpostiosoite sekä vastaanottaja.

Eronpyynnöt ovat julkisia asiakirjoja, jotka on mahdollista pyytää nähtäväksi JYYn toimistolta.

Niiden julkaisu avoimessa verkossa ei ole kuitenkaan tietosuoja-asetuksen mukaista.

Tietosuojavaltuutetun mukaan kaikki tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa suoraan tai välillisesti, ovat henkilötietoja. Kuten nimi, henkilötunnus, kotiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Henkilötiedot kuuluvat tietosuoja-asetuksen piiriin.

Eronpyyntöviestejä oli myös kokousten 9/2014, 3/2015, 5/2015 , 7/2015 ja 5/2019 liitekansioissa.

Eroa pyytäneet kertoivat, että olivat muun muassa valmistuneet, muuttaneet toiselle paikkakunnalle tai lähteneet vaihtoon. Eräs kertoi, että on ollut ilo ja kunnia olla osa opiskelija-aktiivien joukkoa.

Osassa viesteissä oli lähettäjän puhelinnumero ja kotiosoite.

Kokouksen 5/2015 liitteenä oli puolestaan jäsenaloite, jossa tekijä toivoi, että ruokaloissa olisi esillä selostus ruokien raaka-aineiden alkuperästä.

Aloitteen lopussa oli aloitteen tekijän nimen lisäksi hänen tiedekuntansa, sähköpostiosoitteensa ja puhelinnumeronsa.

 

SÄÄNTÖJEN mukaan edustajiston tehtäviin kuuluu opiskelijoiden valinta eri tehtäviin, kuten opiskelijajäseneksi yliopiston hallitukseen, yliopistokollegioon ja tiedekuntaneuvostoihin.

Edustajiston kokousten liitekansioissa oli hakemuksia. Myös ne sisälsivät henkilötietoja.

Esimerkiksi vuoden 2014 lopussa matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan ja yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan tiedekuntaneuvostoihin sekä yliopistokollegion varajäseneksi haki yhteensä viisi henkilöä.

Liitekansioon ladatuissa hakemuksissa olivat hakijoiden nimet, opiskelijanumerot, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet sekä heidän pääaineensa. Hakemuksissa oli myös avoin hakemus tehtävään. Osa oli liittänyt mukaan ansioluettelonsa, josta ilmenivät aiemmat työpaikat ja -tehtävät.

Vastaavia hakemuksia oli myös kokouksen 9/2014 liitteenä. Yliopiston eettiseen toimikuntaan, ruokailutoimikuntaan ja tasa-arvotoimikuntaan kaudelle 2015–2016 haki yhteensä 15 henkilöä.

Yksi hakija kuvasi, kuinka oli tehnyt elämänsä ensimmäisen juustokakun ja harkinnut sen jälkeen kokin uraa. Moni kertoi tuntevansa erikoisruokavaliot tai siitä, miksi kokee tasa-arvokysymykset tärkeiksi.

Kokouksen 2/2015 liitteinä oli hakemukset Kampus Kustannuksen toimitusneuvostoon, Keski-Suomen opiskelijasäätiö KOAS:n valtuuskuntaan sekä Liikunnan ja kansanterveyden edistämissäätiö Likesin hallitukseen. Hakijoita oli yhteensä 9. Osassa hakemuksista oli suosittelijoiden yhteystiedot.

Huhtikuun 2019 kokouksen liitteenä oli hakemus humanistis-yhteiskuntatieteellisen tiedekunnan tiedekuntaneuvoston varajäseneksi. Hakijaa kiinnosti yliopiston kehittäminen ja korkeakoulupolitiikka.

 

ITÄ-SUOMEN yliopiston julkisoikeuden professori Tomi Voutilainen pitää JYYn toimintaa ongelmallisena.

Vaikka kokousmateriaalien julkaisun peruste on tiedottaminen, on Voutilaisen mukaan arvioitava, missä määrin henkilötietoja on tarpeellista julkaista verkossa.

”Pidän selvänä, ettei niitä [tiedostoja] voi pitää sivustolla kuukausia tai vuosia, jos ne sisältävät henkilötietoja.”

”Tietosuoja-asetuksen perusteella henkilötietojen käsittely ja säilyttäminen on minimoitava.”

 

YLIOPPILASKUNNAN valiokuntien tehtävä on valmistella opiskelijaedustajien valinnat eri tehtäviin. Toimikunnat esimerkiksi haastattelevat ehdokkaita ja ehdottavat sopivinta edustajistolle.

JYYn edustajiston kokousten liitekansioissa oli toimikuntien perustelumuistoista eri hakijoista.

Niissä esimerkiksi arvioitiin hakijoiden taitoja sekä vertailtiin heitä toisiinsa.

Vuonna 2015 valintatoimikunta haastatteli yliopiston hallituksen opiskelijajäseniksi pyrkiviä. Muistion mukaan toisella hakijoista oli selvä mielipide, kuinka pystyisi toimimaan hakemassaan tehtävässä. Hakijoiden suurimmat erot olivat ”vaikuttamistyylissä”, joskin toimikunnan oli ”vaikea sanoa kumman tyyli on toimivampi”.

Hakijoista kerrottiin muistiossa heidän nimellään.

Myös vuoden 2019 yliopiston hallituksen opiskelijajäsenen hausta oli julkaistu perustelumuistio. Toimikunnan mukaan esimerkiksi yksi hakijoista oli motivoitunut, mutta muihin verrattuna puutteellisesti valmistautunut. Vastaukset olivat irrallisia.

Muitakin muistioita oli:

Erityisen valintatoimikunnan esitys liiketoimijohtokunnan opiskelijajäseneksi, kokous 6/2020.

Rekrytointiryhmän muistio Jyväskylän ylioppilaslehden päätoimittajahausta, kokous 6/2021.

Erityisen valintatoimikunnan muistio yliopiston hallituksen opiskelijajäsenen valinnasta, kokous 9/2021.

 

 

JAAKKO PELKOSELLA oli kysymys.

”Edetäänkö me tässä nyt silleen, että käydään lähinnä muutoksia läpi vai, tota, käydäänkö me koko budjettiesitys tässä läpi?”

Pelkonen, ylioppilaskunnan liiketoimintakokonaisuus Soihdun talousjohtaja, osallistui edustajiston iltakouluun marraskuussa 2021. Sen aiheena oli ylioppilaskunnan seuraavan vuoden talousarvio.

Iltakoulu järjestettiin koronapandemian takia etänä. Se tallennettiin edustajistolle video- ja audiomuodoissa.

Edustajiston iltakoulujen tarkoitus on valmistautua seuraavaan kokoukseen ja käydä keskustelua sen sisällöstä. Iltakoulut eivät ole ulkopuolisille avoimia ilman, että ulkopuolinen on sinne kutsuttu.

Marraskuun iltakoulun video- ja audiotallenteet oli kuitenkin ladattu kokouksen liitekansioon avoimeen verkkoon.

Eri kokousten liitteissä oli muitakin tiedostoja, joita ei niiden merkintöjen perusteella ollut tarkoitettu laajalle yleisölle.

 

TOUKOKUUSSA 2019 edustajisto kokousti Ilokivessä. Esityslistan kohta 72 oli Kortepohjan ylioppilaskylän C-talon peruskorjaushankkeen investointipäätös.

Vuonna 1969 valmistunut C-talo piti peruskorjata. Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA oli myöntänyt korjaushankkeelle ehdollisen varauksen korkotukilainaan ja investointiavustukseen.

Esityslistan mukaan ylioppilaskunnan toimitusjohtaja oli esitellyt hankkeen ja sen rahoitusjärjestelyn hallitukselle ja edustajistolle iltakoulussa kuukauden alussa.

Esityslistan mukaan esittelyaineisto oli ”luottamuksellinen”.

Edustajiston kokoukset livestriimataan ja tallennetaan JYYn Youtube-kanavalle. Striimi suljettiin kohdan 72 käsittelyn ajaksi.

Aineisto kuitenkin ladattiin liitekansioon. Tiedoston kansilehdellä luki isoin kirjaimin LUOTTAMUKSELLINEN. Liite sisälsi muun muassa havainnekuvia ja pohjapiirroksia C-talosta sekä tiedot siitä, mille urakoitsijalle tarjouspyyntö oli lähetetty.

Saman kokouksen liitteenä oli A-talon ja Rentukka-talon peruskorjaushankkeiden lisärahoitusta koskeva tiedosto. Kannessa luki LUOTTAMUKSELLINEN.

Vastaavia merkintöjä oli kokouksen 6/2020 liitteissä.

Ne käsittelivät B-talon peruskorjaushankkeen lisärahoitusta, D-rakennuksen peruskorjausta sekä tilintarkastuspalveluita tarjoavan yrityksen tilintarkastustarjousta.

 

YLIOPPILASKUNTA ei voi käyttää asiakirjoissaan merkintää luottamuksellinen, julkisoikeuden professori Voutilainen sanoo. Merkintää sovelletaan vain valtionhallinnon viranomaisten turvallisuusluokiteltaviin asiakirjoihin.

Jos ylioppilaskunta kuitenkin haluaisi käyttää vastaavaa merkintää, voisi muotoilu Voutilaisen mukaan olla esimerkiksi ”salassa pidettävä” tai ”harkinnanvaraisesti annettava”.

Julkisuuslain mukaisesti tulee myös lisätä tieto siitä, minkä säännöksen perusteella tiedon saantia on rajoitettu.

”Jos esimerkiksi pöytäkirjasta poistetaan jotain ja pöytäkirja julkaistaan verkossa, on poistaminen ja poiston peruste merkittävä poistettuun kohtaan.”

JYY ei perustellut esityslistoissa, miksi tiedostoja oli merkitty luottamuksellisiksi.

Jos kokouksissa käsitellään salassa pidettäviä asiakirjoja, ”niitä ei luonnollisesti voi laittaa yleisön nähtäville”, Voutilainen sanoo.

Jos näin on toimittu, kyse voi olla salassapitorikoksesta.

”Tämä kuitenkin edellyttäisi, että tiedot ovat tosiasiassa salassa pidettäviä eikä salassapitoon liittyvää merkintää ole tehty vain tietämättömyyttään.”

 

”Uskoisin, että lähtökohtaisesti tarkoituksena on ollut, että asiat hoidetaan huolellisesti.”

 

OVATKO luottamukselliseksi merkityt tiedostot luottamuksellisia?

Jylkkäri lähetti Soihdun toimitusjohtaja Timo Lahtiselle edustajiston kokousten liitekansioiden luottamukselliseksi merkittyjä tiedostoja ja kysyi, millä perusteella tiedostojen saantia on haluttu rajoittaa.

Lahtisen mukaan kaikkiin peruskorjaushankkeiden materiaaleihin pätee se, että ”lähtökohtaisesti tarjoukset ja sopimukset osapuolten välillä ovat luottamuksellisia”. Vaikka tarjoukset esitellään edustajistolle tarjousajan päättymisen jälkeen eikä mahdollinen tieto kilpailijan tarjouksen hinnasta tai sisällöstä vaikuta kohteen sopimuskumppanin valintaan, saattavat kilpailijoiden tarjoukset vaikuttaa muiden kohteiden kilpailutukseen.

”Kilpailutusten kaupalliset yksityiskohdat eivät kuulu julkisuuteen. Mikäli annamme tietoja yrityksen liike- ja ammattisalaisuudesta, saatamme joutua korvaamaan aiheutetut vahingot.”

JYY kuitenkin julkaisi luottamukselliseksi merkityt tiedostot avoimessa verkossaan. Timo Lahtinen, onko tapahtunut virhe?

”Uskoisin, että lähtökohtaisesti tarkoituksena on ollut, että asiat hoidetaan huolellisesti, joten siinä mielessä näyttää olevan jatkossa hieman tarkennettavaa esimerkiksi prosessin tai sen ohjeistuksen muodossa.”

”Toisaalta on myös inhimillistä, että näitä valitettavasti sattuu, sillä asioita [liitteiden lataamista verkkoon] ovat ajansaatossa hoitaneet monet eri henkilöt niin JYYn henkilökunnan kuin vuosittain vaihtuneiden luottamushenkilöidenkin osalta.”

 

LIITEKANSIOIDEN tiedostoissa oli muitakin merkintöjä.

Kokouksen 5/2020 liite Omistajanohjauksen periaatteet käsitteli Soihtua. Liitteen mukaan Soihtu ”tukee ja täydentää ylioppilaskunnan ydintoimintaa”. Luonnosmaisen tiedoston kansilehdessä luki punaisella fontilla EI JULKAISU KELPOINEN.

Saman kokouksen liitteenä oli luonnos JYYn yleispoliittisesta linjapaperista. Ei julkiseen käyttöön.

Kokouksen 9/2020 liitteenä oli Jyväskylän korkeakouluopiskelijoiden kuntapoliittinen ohjelma 2020. Ei julkinen.

Vuoden 2019 ensimmäisen edustajiston kokouksen liitteenä oli ylioppilaskunnan jäsenkyselyn avoimet vastaukset. Kannessa luki: (edustajiston kokoukseen)

Kokouksen 6/2021 liitteinä oli kaksi ”perehdytysdokumenttia” sekä edustajiston uudelle puheenjohtajistolle että uudelle jäsenelle. Molemmissa luki: HUOM! TÄMÄ ON LUONNOSVERSIO! DOKUMENTTI EI JULKISEEN JAKOON.

Liitekansioissa oli myös keskeneräisiä taustapapereita.

Sellaisia, kuten kokouksen 9/2014 liitetiedosto. Edustajisto päätti tuolloin ylioppilaskunnan ja Intian Rajasthanin kyläyhteisöjen ”voimaannuttamishankkeen jatkosta ja budjetista”. Liite oli JYYn hallitukselle marraskuussa 2014 toimitettu tiedosto, jonka olivat koonneet kaksi hankkeessa mukana ollutta opiskelijaa. He olivat hahmotelleet hankkeen budjettia:

2013:

2014: 44 141 euroa

2015:

Mulla on tiedot tähän kotona niin liitän ne sitten tähän vielä kun ootte lukeneet läpi.

Avoimeen verkkoon ladatun tiedoston lopussa olivat opiskelijoiden nimet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot.

 

”Ohjeistus on ollut selkeästi puutteellinen.”

 

EDUSTAJISTON esityslistojen ja pöytäkirjojen verkkoon lataamisesta vastaa ylioppilaskunnan toiminnanjohtaja Minna Kalliokoski-Oinas.

Sen sijaan liitteitä ovat ladanneet niissä käsiteltävien asioiden valmistelijat.

”Ohjeistus on ollut selkeästi puutteellinen.”

Ylioppilaskunnan toiminta jakautuu sekä varsinaiseen toimintaan että liiketoimintaan. Kalliokoski-Oinas kommentoi varsinaisen toiminnan edustajana.

”Otan vastuun sattuneista virheitä. Pahoittelen suuresti.”

Jyväskylän ylioppilaslehti pyysi Kalliokoski-Oinaalta kommenttia asiaan torstaina 9. maaliskuuta.

Tämän jälkeen JYY kävi verkkosivuillaan jaossa olleet kokousten liitteet läpi ja poisti sieltä tiedostot, joita ei ole tarkoituksenmukaista olla jaossa muille kuin päätöksentekijöille.

Verkosta poistettuihin tiedostoihin sisältyivät eronpyynnöt ja hakemukset. Niitä oli reilu 50 kappaletta vuosilta 2014, 2015 ja 2019.

”Vastaavana aikana olemme käsitelleet satoja hakemuksia.”

Pyynnöt ja hakemukset ovat edelleen mahdollista pyytää nähtäväksi toimistolla.

Lisäksi liitekansioista on poistettu kuusi perustelumuistioita, joista hakijat on tunnistettavissa nimistä.

Jatkossa muistiot salataan julkisuuslain mukaisesti, koska ne sisältävät tietoja henkilölle suoritetusta kokeesta tai henkilövalinnasta.

”Olemme tutkineet, miten virheet ovat päässeet tapahtumaan ja sen myötä tarkentaneet liitteiden jaon osalta työnjakoamme organisaatiossamme”, Kalliokoski-Oinas sanoo maanantaina 13. maaliskuuta.

”Olemme laatimassa tarkemmat ohjeet liitteiden jakamiseen. Olemme kontaktoimassa henkilöitä, joiden henkilötietoja on ollut liitetiedostoissa nähtävillä.”