USEAT OPISKELIJAT saivat eilen tiistaina 31. elokuuta kahdentoista aikaan päivällä sähköpostiviestin, jossa tiedotettiin opiskelijaroolin käyttöoikeuksien päättymisestä 30. syyskuuta 2021.

Varmistathan, että olet ottanut tarpeelliset sähköpostit, tiedot ja tiedostot talteen ennen palvelujen käytön päättymistä, viestissä luki.

Ongelma oli, että viesti tuli myös joukolle opiskelijoita, jotka olivat ilmoittautuneet nyt alkavalle lukukaudelle. Se herätti hämmennystä. Opiskelijapalveluiden asiakaspalvelupisteen puhelin tukkiutui.

Samana päivänä neljän aikaan tuli uusi viesti: heidän osalta, joiden opinnot jatkuvat, tieto oli virheellinen.

Asia ei tässä vaiheessa vaadi keneltäkään toimenpiteitä, järjestelmävirheen korjaus on käynnissä ja tiedot päivittyvät automaattisesti korjausajon jälkeen, kerrottiin nyt.

Automaattiviestistä huolimatta opiskelijoiden palvelut toimivat normaalisti.

Mitä tapahtui?

SYY OLI tekninen, sanoo digijohtaja Ari Hirvonen Jyväskylän yliopistosta.

”Tarkempaa syytä vielä selvitetään.”

Joka tapauksessa jäljet johtavat opintorekisterijärjestelmä Rotiin, jossa sijaitsee muun muassa opiskelijoiden läsnäoloa ja opintoihin liittyviä tietoja. Rotista tiedot opiskelijoiden läsnäolosta lähetetään puolestaan eri käyttöoikeuksia hallinnoimaan IDM-nimiseen identiteetin hallintajärjestelmään. Kyseinen järjestelmä lähettää tietyissä tilanteissa opiskelijoille viestejä.

Juuri niin kävi eilen.

Virhe on peräisin Hirvosen mukaan siitä, että Rotista ei ollut siirtynyt kaikkien opiskelijoiden tiedot IDM-järjestelmään.

Jyväskylän yliopistossa alkavalle lukukaudelle on ilmoittautunut viitisen toista tuhatta opiskelijaa. Automaatioviesti lähti noin kolmelle tuhannelle. Osa vastaanottajista oli sellaisia, joiden opinnot päättyivät, mutta osan kohdalla kyse oli virheellisestä viestistä.

”Se taas liittynee ajankohtaan, milloin ilmoittautuminen on tehty. Kyse on mahdollisesti ajoittaisesta tiedon siirtojen häiriöstä, jota ei ole huomattu aiemmin.”

JÄRJESTELMÄVIRHE SAATIIN Hirvosen mukaan korjattua saman päivän aikana. Tiistai-iltaan mennessä tiedot oli siirretty.

”Nyt on oikeudet ja kaikki kunnossa niillä, joilla pitääkin. Vaikka eihän oikeudet tosin missään vaiheessa ehtineet katketa”, Hirvonen sanoo.

Yliopiston sähköpostin mukaan omaan käyttäjätunnukseen liittyvät tiedot kannattaa kuitenkin käydä tarkastamassa OMA-palvelusta.

Jos lukukaudelle ilmoittautui myöhässä, koulutuspalveluiden työntekijöiden on syötettävä tiedot järjestelmään yksitellen, käsityönä. Tästä syystä myöhässä ilmoittautuneiden tietojen päivittyminen järjestelmään kestää pidempään. Viive on noin viikon mittainen.

Entä jos on ilmoittautunut ajallaan, mutta tieto ei silti ole OMA-palvelussa kohdallaan?

”Silloin kannattaa ottaa yhteyttä digipalveluihin HelpJYU:n kautta.”

SATTUNUT TEKNINEN virhe ei ole ainutlaatuinen. Myös vuosi sitten Rotissa ilmeni vastaava vika.

”Mutta marraskuun jälkeen sama virhe ei voi tällaisenaan toteutua”, Hirvonen sanoo, ”siksi, että Roti-rekisteri korvataan uudella Sisu-rekisterillä”.

Hirvonen pahoittelee aiheutunutta virhettä, siitä seurannutta haittaa opiskelijoille.

Seuraavaksi vuorossa on jälkiarviointi. Siinä selvitetään, miten jatkossa voidaan toimia paremmin.