Sisu on vaatinut käyttäjän sisukkuutta

Sisu-infon sähköposti on ruuhkautunut ja viestien käsittelyssä on viivettä.

”Päivästä riippuen tulee joitakin kymmeniä päivässä. Hiljainen viikonloppupäivä voi olla, että tulee opiskelijoilta parikymmentä viestiä”, kertoo yliopiston Sisu-projektin suunnittelija Johanna Eloranta.

Osa tukipyynnöistä on liittynyt uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyviin epävarmuuksiin, osa omien tietojen näkymiseen Sisussa.

”Varmaan voi sanoa, että suurin osa on tiedonsiirtoihin liittyviä tavalla tai toisella, mikä on aiheuttanut opiskelijoissa halua kysyä, tai sitten on tullut joku virhetilanne siitä johtuen”, kertoo Eloranta.

Kun syksyn kursseille ilmoittautuminen alkoi elokuussa, kaikkia tietoja ei Sisu-järjestelmään vielä oltu saatu. Etenkin opinto-oikeuksien näkymisessä järjestelmässä oikein oli ongelmia.

”Järjestelmänä Sisun piikkiin on kritiikissä mennyt turhan paljon sellaisia asioita, jotka eivät liity järjestelmän toimimiseen sinänsä. Vaikka parhaamme yritimme, kaikkea pohjadataa ei saatu oikein siirrettyä juuri siihen elokuun alkuun mennessä”, kertoo elokuun alusta lähtien Sisun käyttöönottoprojektin projektipäällikön tehtäviä Jyväskylän yliopistossa hoitava Heta Koski.

Tietomäärä on ollut valtava, sillä opintotietojärjestelmä Sisuun lisätään kaikki Jyväskylän yliopiston opinto-oikeus- ja opintosuoritustiedot 90 vuoden ajalta. Tähän sisältyy moninaisia tutkintorakenteita, opetussuunnitelmia ja opintojaksoja vuosien varrelta.

Opinto-oikeudet on saatu nyt järjestelmään lisättyä muutamaa kymmentä opiskelijaa lukuun ottamatta.

Sisu-info@jyu.fi–sähköpostiosoitteen lisäksi opiskelijoille on tarjottu apua Sisu-infon pop-up -pisteillä, joita on järjestetty pitkin kampusta. Viidettä vuotta liikuntalääketiedettä opiskeleva Johanna Rajavaara kävi Ruusupuiston sisu-infossa.

”Aika monimutkaiselta Sisu on vaikuttanut. Olen ehkä juuri ja juuri saanut ilmottauduttua kursseille, mutta en ole opintosuunnitelmia osannut tehdä, enkä oikein osaa kalentereita sieltä katsoa enkä tiedä olenko edes päässyt kaikille kursseille, mutta toivottavasti”, Sisu-apua jonottanut Rajavaara kertoo.

Korpin kanssa Rajavaaralla ei ongelmia ollut.

”Toki alussa, kun opetteli Korppia käyttämään, niin samalla tavalla varmasti tämän kanssa kestää hetki oppia. Veikkaan, että aika monilla on ollut vaikeuksia tämän kanssa”, Rajavaara arvelee.

Lohduttavaa Sisu-tiimille on, että ylitsepääsemättömiä ongelmia ei ole ilmennyt.

”Joukossa ei ole sellaisia ongelmatilanteita, joita ei olisi saatu ratkaistua. Ne ovat olleet ongelmia, joihin on ollut heti esittää joku ratkaisu tai on odotettu, että joku tieto päivittyy”, kertoo Koski.

Sisun käyttöönoton yhteydessä on kuulunut kommentteja, miksi järjestelmä on otettu käyttöön ”keskeneräisenä”.

”Jos odotettaisiin, että joku tietojärjestelmä olisi ns. valmis ja se otettaisiin käyttöön siinä vaiheessa, maailma ympärillä olisi kehittynyt niin paljon, että se ei vastaisi enää niihin tarpeisiin”, Koski kertoo.

Käyttöönotolla mahdollistetaan Kosken mukaan oikeiden käyttäjien avulla kerätty palaute, jota voi hyödyntää jatkokehityksessä.

”Jos olisimme vuoden vielä pallotelleet pilotti- ja testiryhmien kanssa, en usko, että oltaisiin saatu siitä sen parempaa”, Koski kertoo.

Kosken mukaan ongelmakohtien tiedostaminen on tärkeää järjestelmän kehittämiseksi ja palautetta toivotaan Sisun käyttäjiltä.

”Konkreettiset kehittämisehdotukset ovat meille tosi tärkeitä ja niitä on helppo viedä eteenpäin. Yleiseen maailmantuskaan siitä, että asiat muuttuu, on paljon vaikeampi reagoida.”

Marraskuun alkupuolella Sisusta on tarkoitus tulla uusi kehitysversio. Siinä uusina ominaisuuksina on mm. mahdollisuus keskeyttää opintojakson suorittaminen ilmoittautumisen jälkeen, peruuntuneen kurssin poistaminen omasta kalenterista sekä parannuksia siihen, miten opiskelija näkee reaaliaikaisen arvion siitä, onko hän tulossa valituksi ensisijaisiksi määrittelemiinsä opetusryhmiin.

Uuden järjestelmän käyttöönoton lisäksi Sisu tuo yliopistoon toimintatapojen muutoksen. Taustalla on pyrkimys siihen, että opintoja suunniteltaisiin ja aikataulutettaisiin paremmin ja realistisemmin. Monille ilmoittautuminen on vaikuttanut turhan monimutkaiselta.

Kursseille ilmoittautuminen Sisun kautta onkin Korppia monivaiheisempaa. Ensin on luotava opintosuunnitelma, jossa suoritettava opintojakso tulee olla lisättynä. Sen jälkeen opintojakson toteutus pitää kalenteroida. Kalenterissa valitaan omaan aikatauluun sopivat pienryhmät ja mahdolliset tentit, jonka jälkeen opetukseen voi ilmoittautua.

Miten aikaisempaa monimutkaisempi ilmoittautumismenetelmä edesauttaa parantamaan suunnittelua ja aikataulutusta, ei tunnu opiskelijoille auenneen ainakaan vielä.

”Jyväskylän yliopiston, kaikkien muiden Sisu-yliopistojen sekä Sisua rakentavan Funidatan yhteinen haaste on, miten käytettävyyttä ja käyttökokemusta voi suoraviivaistaa ja tehdä siitä vielä intuitiivisempaa ja loogisempaa. Tällä hetkellä näin ei ilmeisestikään ole opiskelijalle, joka on tottunut tekemään suorailmoittautumista Korpissa”, Koski kertoo.

Opiskelijoiden lisäksi Sisun käyttöönotto on vaatinut uuden opettelemista myös opetusta järjestävältä henkilökunnalta.

”Iso osa kysymyksistä liittyy siihen, ettei ole rutiinia. Kun ei ole tehnyt kertaakaan aikaisemmin tietyn tyyppistä suoritustapaa tai opintojakson toteutusta Sisuun, kaikki täytyy miettiä pohjamutia myöten uusiksi”, Koski kertoo.

Opiskelijoiden avuntarve Sisun käyttöönotossa on työllistänyt myös yksiköitä ja laitoksia, vaikka yksiköiden henkilökunta painii itsekin uuden järjestelmän käytön opettelussa.

”Luulen, että kakkosperiodin aloitus tulee olemaan huomattavasti jouhevampi kuin tämä lukuvuoden aloitus, ja koko ajan opitaan lisää”, Koski arvioi.

Viiden suomalaisen yliopiston käyttöön tuleva järjestelmä on Jyväskylässä viety nyt pisimmälle. Jyväskylän yliopistolla oli monia edellytyksiä olla Sisun laajemman käyttöönoton pioneerina, kuten muita kompaktimpi koko ja talon sisäinen osaaminen.

”Täällä oli osaamista ja kykyä tehdä tarvittavat integraatiot taustajärjestelmiin tässä ajassa. Aikataulujen suhteen vähän rimaa hipoen, mutta rima pysyi kuitenkin ylhäällä, eikä tipahtanut”, Koski kertoo.

Tampereen yliopistossa, Lappeenrannan teknillisessä yliopistossa, Aalto-yliopistossa ja Helsingin yliopistossa Sisu-järjestelmästä osia on jo käytössä, mutta kursseille  ilmoittaudutaan vielä vanhojen järjestelmien kautta. Kehitystyön etujoukkona olemisessa on myös omat etunsa.

”Pystymme omalla toiminnalla ohjaamaan sitä yhteistä kehitystä, mikä antaa meille tietynlaisen etulyöntiaseman suhteessa niihin muihin isompiin yliopistoihin, joilla voisi olla muuten enemmän vaikutusvaltaa Sisun kehitystyössä. Siinä olemme päässeet vaikuttamaan aika vahvasti, miten asioita priorisoidaan ja toteutetaan”, Koski kertoo.

Korpista luovutaan, kun sen toimintoja ei enää tarvita. Tällä hetkellä opintokokonaisuuksien ja tutkintojen kokoaminen sekä yleisen tenttipäivän tentteihin ilmoittautuminen tapahtuu tällä hetkellä Korpin kautta. Korpin osia ja taustapalveluja hyödynnetään ainakin vielä vuoden 2020 aikana.