Jylkkärissä 7/2012 julkaistiin juttu sovelluksista, joilla voi helpottaa ryhmätyöskentelyä. Tässä esimerkki siitä, miten Jylkkäri käyttää Teamboxia.

Teambox on ryhmätyösovellus (collaborative software), jonka avulla organisaatiot ja ryhmät voivat hoitaa työhön tai projektiin liittyvän viestinnän ja hallita samalla tehtäviä. Jylkkärissä Teamboxilla on saatu toimituksen sisäinen viestintä sujuvammaksi ja vähennetty hoitamattomista tehtävistä aiheutuvaa stressiä. Kaikki tehtävät löytyvät Teamboxista, jolloin niitä ei tarvitse pyöritellä vapaa-ajalla omassa päässä.

Jylkkärissä päädyttiin testaamaan Teamboxia toimituksen organisointivälineenä, koska sovellus oli ennestään minulle tuttu. Itse päädyin lukuisista muista vaihtoehdoista Teamboxiin, koska se perustui avoimeen lähdekoodiin ja sisälsi monipuolisesti ominaisuuksia, jotka usein vaativat jokainen oman softansa.

Teamboxin voi siis halutessaan asentaa omalle palvelimelle. Valitettavasti helmikuussa tullutta uutta versiota ei ole enää kehitetty itse ylläpidettäväksi. Kuitenkin täysin avoimen Teambox 3:n ja suljetun Teambox 4:n erot ovat enimmäkseen kosmeettisia, joten kolmosellakin pärjää.

Suurin osa sovelluksen käyttäjistä tekevät sen Teamboxin palvelinpilvessä. Näin myös Jylkkäri. Käyttöönotto edellyttää tunnuksien rekisteröintiä. Pilvessä ylläpidetty Teambox on maksuton viiden hengen ryhmille. Tämän jälkeen palvelu maksaa 5 dollaria per käyttäjä per kuukausi.

Ominaisuudet

Keskustelut

Teambox_keskustelu

Yksi Teamboxin päätehtävä on siirtää ryhmien käymä keskustelu pois sähköpostista. Kuitenkin niin, että viestit saa edelleen myös sähköpostiin, mutta asioita ei ensisijaisesti hoideta sähköpostilla. Keskustelut dokumentoituvat Teamboxissa keskusteluketjuiksi ja keskustelut voidaan muuttaa edelleen tehtäviksi.

Keskustelu muistuttaa tarkoituksella vähän Facebookin statuspäivitystä. Ideana on että ryhmät kommunikoisivat mahdollisimman luontevasti ja paljon, jotta ryhmän jäsenet olisivat paremmin perillä toistensa tekemisistä.

Kommentteihin voi liittää tiedostoja joko tietokoneelta tai Google Docsista. Lisäksi niistä voi valita, keille uudesta kommentista lähtee ilmoitus sähköpostiin. Kommentin voi myös rajata vain tietyille ryhmän jäsenille.

Tehtävät ja tehtävälistat

Tehtävät järjestetään Teamboxissa tehtävälistoille. Tehtävälistat kuvaavat asiakokonaisuuksia tai ne voivat olla ryhmän sisäisiä projekteja.

Yksittäiset tehtävät toimivat kuten keskusteluketjut. Ne elävät siihen asti, että tehtävä on kokonaisuudessaa hoidettu tai se päätetään jättää hoitamatta.

Keskustelun perustominaisuuksien lisäksi tehtävään voi merkitä sen tilan ja deadlinen, jolloin sen on oltava valmis.

Tilojen logiikka on ajateltu seuraavanlaiseksi.

  • unassigned – uusi tehtävä, joka ei vielä ole kenenkään vastuulla
  • hold – tehtävä, joka odottaa jonkin meistä riippumattoman asian toteutumista, esimerkiksi vastausta sähköpostiin
  • resolved – hoidettu
  • rejected – torjuttu
Muussa tapauksessa tehtävä on jonkun yksittäisen henkilön vastuulla. Omista hoitamattomista tehtävistä lähtee päivittäin muistutus sähköpostiin.

Työvaiheiden edetessä tehtäviä on helppo pallotella ryhmän jäseneltä toiselle. Esimerkiksi kysymyksiä voi esittää välissä toiselle tai sitten tekstin voi tarkistuttaa välissä toisella toimittajalla.

Sivut

Projektiin voi luoda wiki-tyyppisesti muokattavia sivuja. Nämä ovat hyödyllisimmillään käytettynä dokumentaatioon. Esimerkiksi meillä aiemmin erinäisissä tekstidokumenteissa pyörineet toimittajan, sivarin ja päätoimittajan ohjeet on siirretty Teamboxiin.

 

Ajanseuranta

Teamboxissa on mahdollista merkata myös tehtävien hoitamiseen kuluvaa aikaa.

Jylkkärissä tätä ei ole käytetty. Tuntikirjanpidosta tuskin saisi kovin täsmällistä tai kuvaavaa, joten sen käyttäminen olisi lähinnä turhaa byrokratiaa. Lisäksi ihmisten kommunikointi- ja ajanlaskutavat tuntuvat usein eroavan niin paljon, ettei tehtäväkohtainen tuntikirjanpito todennäköisesti olisi kovinkaan vertailukelpoinen ryhmän jäsenten välillä.

Tiedostot

Kaikki kommentteihin ladatut tiedostot ja linkitetyt Googlen dokumentit löytyvät Files-välilehdeltä.Teamboxin voi myös integroida Dropboxin kanssa, jolloin kaikki tiedostot löytyvät myös Dropboxista.

Google Docs -integraatio

Teamboxin kommentteihin voi lisätä linkin suoraan google docs-tiedostoihin. Jylkkärissä esimerkiksi kaikki jutut löytyvät Docsista, ja tämä ominaisuus on yksi käytetyimpiä. Sinänsä integraatio ei tarkoita muuta kuin helppoa linkittämistä dokumentteihin, mutta se sujuvoittaa työprosessia kummasti.

Jos Googlen palvelut epäilyttävät, voi tekstien joustavaan yhteistyöstämiseen käyttää yhtä hyvin Tieken muistioita tai Piratepadiä.

Käytössä huomioitavat periaatteet

Teamboxia ja muita vastaavia softia käyttäessä saa helposti organisaation viestinnän aiempaa sekavammaksi, jos ei malta tutustua lainkaan niihin periaatteisiin, joiden varaan sovellukset nojaavat.

Teambox yhdistää tehtävänhallintalogiikassaan David Allenin Getting Things Done -menetelmää ja ohjelmointi- tai asiakaspalvelutyöstä tuttua issue trackingiä. Jos joku tietää jälkimmäiselle suomenkielisen vastineen, voi valistaa toimitustamme jutun kommenttiosiossa.

Getting Things Done (GTD)

David Allen on tuottavuuskonsultti, joka on kehittänyt yleiseksi levinneen menetelmän tehokkaan ja stressittömän tehtävienhallinnan ympärille.

GTD:ssä periaate on, että kaikki mahdolliset mieleen tulvivat ajatukset kootaan yhteen järjestelmään, jossa ne järjestetään helposti suoritettavaan muotoon.

Meillä on esimerkiksi käytäntönä, että kaikki mahdolliset Jylkkäriin liittyvät ajatukset, kuten juttuideat, virheet ja kehitysideat heitetään mahdollisimman pian Teamboxiin vaikka puhelimella, ettei ne unohdu. Niiden luokittelulla ei ole erityistä kiirettä, pääasia että ajatukset on tallessa, eikä tarvitse keskittyä niiden muistelemiseen.

Kun sälä on kasattu Teamboxiin, se järjestetään siellä ajankuluessa suoritettaviksi tehtäviksi. Tehtävät järjestetään oikeille tehtävälistoille ja useita suorituksia vaativat tehtäväkokonaisuudet jaetaan omiksi pienemmiksi tehtävikseen.

Aikaa käytetään näin jonkin verran enemmän suunnitteluun kuin yleensä. Suunnitteluun käytetty aika vapauttaa kuitenkin pitkällä aikavälillä huomattavasti tehtävien hoitamiseen kuluvaa aikaa. Kun tehtävät ovat hyvin kuvattu ja niiden hoitamiselle on jokin oikea syy, tarvitsee ylimääräistä säätämistä työskennellessä huomattavasti vähemmän.

Jos asian hoitaminen vaatii enemmän kuin yhden teon, sitä kutsutaan GTD-logiikassa ’projektiksi’. Näitä projekteja ei pidä sekoittaa Teamboxin projekteihin. GTD-projekti tarkoittaa jonkin yksittäisen tehtävän suorittamiseksi laadittua listaa tehtävistä. Siten GTD-projekti on Teamboxissa yhtä kuin tehtävälista.

Tekijät voivat vapaasti poimia listoista seuraavaksi suoritettavat tehtävät tai hoitaa itselleen nakitettuja duuneja. Näin tekijä voi suorittaa samankaltaisia tehtäviä putkeen silloin, kun on hyvässä tilassa tietyntyyppisten tehtävien hoitamiseen. Esimerkiksi taittoa ei kannata aloittaa ennen, kun materiaalia on varmasti riittävästi.

David Allenin GTD-järjestelmästä löytyy kirjallisuutta myös suomeksi nimellä ’Kerralla valmista’.

Issue tracking

Issue tracker on tietotekninen järjestelmä, joka helpottaa vastaantulevien ongelmien tai aihioiden hoitamista ja kommunikointia. Aihioita pystytään jäljittämään systeemissä, jossa näiden hoitaminen dokumentoituu automaattisesti tehtäviä hoitaessa. Tämä helpottaa työvaiheiden kehittämistä aiempaa järkevämmiksi, kun on nähtävillä, mihin aikaa on mennyt ja mitä asioiden hoitamiseksi on tehty.

Issue tracking -järjestelmä pyritään rakentamaan sellaiseksi, että se noudattaa organisaation työvaiheita tai workflowta. Yksinkertainen esimerkki workflowsta on Jylkkärin tapauksessa esim. yksittäisen jutun workflow: Juttuidea/-vinkki > ideointi > tiedonhankinta > valokuvaaminen/muu grafiikka > jutun kirjoittaminen > oikoluku > taitto> verkkojulkaisu. Kun workflow on dokumentoitu, on helppo nähdä, missä olisi kehitettävää ja pitäisikö asioita hoitaa toisella tapaa.

Yksittäinen juttuidea etenee näin omana tapauksenaan pitkin järjestelmää. Ennen pitkään se päätyy lehteen taitettavaksi jutuksi, ja nettiin julkaistavaksi.

Käyttöönotto

Teamboxin käyttöönotto ei vaadi muuta kuin rekisteröitymistä käyttäjäksi. Kuitenkin koko ryhmän on usein hankala löytää yhteistä säveltä, jos käyttöönoton yhteydessä ei järjestä jonkinlaista koulutusta koko ryhmälle. Ryhmän olisi myös hyvä sopia siitä, millä tavalla asioita hoidetaan.

Jylkkärissä käyttöönottoa helpotettiin erittelemällä toimitusorganisaation prosessit ja projektit.

Prosessit

  • Sisällöntuotanto
  • Sivujen taitto
  • Juttujen verkkojulkaisu
  • Laadunvarmistus
  • Avustajasuhteet
  • Tapahtumakalenterin päivitys

Ulkoistetut prosessit

  • Verkkojulkaisun ylläpito ja tekninen huolto
  • Lehden paino- ja jakelu
  • Ilmoitushankinta

Toimituksen projektit

  • Toimitusjärjestelmän rakentaminen
  • Datajournalismiyhteisön kokoaminen
  • Lehden ulkoasu ja sisältöuudistus
  • Verkkosivu-uudistus
Näiden erittelyjen pohjalta on sitten rakennettu Teamboxiin omia tehtävälistoja projektien ja prosessien tarpeisiin. Systeemi on elänyt sen kaksi kuukautta, jonka ajan Teamboxia on käytetty. Teamboxia käyttäessä oppii hahmottamaan paremmin, miten asiat voisi tehdä järkevämmin. Omia toimintatapoja voi muuttaa joustavasti.

Jylkkärissä on nyt lehtiuudistuksen valmistuttua mahdollista tehdä valmiita tehtävälistamalleja Jylkkärin sivupohjista. Aiemmin juttujen mittoja ei ollut järin paljon suunniteltu taiton kannalta, jonka vuoksi taittojälkikin oli kaoottisempaa. Näiden avulla yksittäisiä aukeamia varten on valmiiksi järjestettyjä tehtävälistoja, joissa on aukeaman juttujen merkkimäärät ja formaatit kuvattuina. Tehtävälistat voi sitten kopioida käyttöön sen mukaan, millaiset versiot aukeamista päätämme tehdä.

Kunhan verkkouudistus on hoidettu, on edessä siirtyminen lehtipainotteisesta sisällöntuotanprosessista julkaisemiseen netti edellä.

Teambox-linkit:

Tunnisteet